Convention De Joueurs, Comment? Où? Quand? Avec et pour Qui?

Je lance le thread dédié à une convention de joueurs.

L'idée serait d'organiser une "convention" sur 2 ou 3 jours (WE ? Vacances scolaires?) pour réunir des joueurs , notamment ceux de nos JpC.

L'objectif n'est pas de transformer un Web Café pour faire 3 tours de nos JPC (quoi que certains jeux peuvent se préter à des parties blitz en live alors pourquoi pas); mais de rassembler des gens qui aiment jouer.

On pourrait, à l'instar de l'IRV de Liege (voire avec leurs conseils et/ou aide) organiser des "tables" pour jouer/découvrir à des jeux de plateau, de role sur table et pourquoi pas, pour les JpC qui s'y pretent, aligner quelques machines et permettre de se faire un Nainwak entre 2 pauses par exemple :-).

Ce genre d'événement pourrait rassembler nos joueurs (déjà ca, c'est sympa) mais aussi d'autres type de joueurs, ceux qui ne connaissent pas encore les JpC. Et en plus, c'est une belle manière de faire la promo +ou - médiatisée des JpC. J'imagine que les distributeurs/editeurs/vendeurs de jeux pourraient aussi être porteurs.

La première question à laquelle il nous faudrait répondre est : "Comment ?"

Alors pour ca, y a-t-il dans les parrages des gens qui ont l'expérience de ce genre d'organisation ? Quels sont les écueils à éviter ? Comment estimer un budget ? Quid des assurances ? etc etc.

Le Où et Quand, ce sera pour plus tard :-).
Le Avec Qui se déterminera à mon avis de lui-même quant au Pour Qui, c'est évident : pour les joueurs :-)

Motivé ce Kalan, c'est chouette.

Bon, je suis aussi très interessé par une convention, ca fait un moment que ca me trotte dans la tête et qu'on en parle finalement. Pendant le salon, le sujet à longuement été évoqué. J'ai surtout beaucoup discuter avec un nain compétent, qui à déjà organisé plusieurs conventions sur un autre thème. Je le contacterai (Ou si une personne de Nainwak veut bien le faire, pas de souci), il vous exposera surement mieux les problèmes que moi même. Je vais quand même résumer ce que j'en ai retenu.

1/ C'est une super idée Foi de nain.

2/ Il ne faut surtout pas s'y lancer sans rien préparer, et il faut dimensionner la convention. C'est très important pour tous les choix qui suivent. Déjà il faut choisir le thème précis de la convention. Personnelement, je suis pour restreindre aux JpC et ne pas mélanger les sujets dans un premier temps. Ca risque d'être déjà suffisement compliqué pour une première experience. Donc quels sont les acteurs/jeu interessés. Il est possible d'envoyer un mailing à tous les mjs si vous voulez.
Il est important aussi de savoir comment on rentabilise. J'ai retenu 3 sources de revenus :
- Faire payer les exposants. On y coupera pas, mais on ne peut pas non plus demander une fortune aux différents jeux.
- Faire payer le public. Attention il y a un risque d'avoir très très peu de joueurs. Si on fait cela. Bref je pense que la somme doit être assez symbolique (2 euros ?), voire facultative !
- Les goodies : buvette, vente de teeshirt etc. Cela demande beaucoup de boulot, et des personnes à temps plein pour s'en occuper. J'ai retenu qu'une bonne buvette faisait 1000 euros de bénéfice.

On doit pouvoir ajouter le sponsoring... (Se faire preter une conenction internet par un opérateur par exemple).

3/ Il ne faut pas s'y lancer seul si la convention prends de l'ampleur. On est très dépendant des mairies par exemple, il vaut mieux donc soit s'associer avec une ville, soit bien connaître ses élus. Il a beaucoup insisté sur ce point. D'après ce que j'ai compris ca peut tourner au cauchemar si on se met la mairie à dos, alors qu'au contraire ca peut nous enlever des tas et des tas d'épines du pied si la mairie nous aide.

4/ Après effectivement, il faut se demander à quoi sert la convention. J'imagine quand même mal une convention de joueurs sans pouvoir jouer. D'autant qu'a la base (en majorité) les jeux n'ont pas grand chose à vendre.
Je verrais bien quand même la possibilité de faire une sorte de "concours" autour de quelques jeux. Des jeux rapides evidemment, mais ca peut mettre pas mal d'ambiance d'avoir genre toutes les deux heures une annonce : Le tour d'ATM vient d'avoir lieu, voici les résultats du tour.. blablabla. Prochain tour les 1/8 de finale dans deux heures.
Enfin c'est clair que le côté promo vis à vis de la presse est très interessant.

Pour le comment, il va donc falloir se préparer une liste, qui pourrait donner (en vrac)

Decider qui (quelle association) organise la convention
Decider qui peut "exposer"
Contacter les mj et centraliser les réponses
Contacter l'assurance
Trouver une salle
Contacter la mairie
Contacter les pompiers/Croix rouge
Comment faire le service d'ordres nous même
Prévenir la presse
Trouver les tables et tout le materiel nécessaire (voire des camions pour bouger le materiel)
Idem pour les goodies (buvette, teeshirt...)
Essayer de demarcher des sponsors pour le net par exemple
Assurer la mise en place des exposants
Faire le suivi et l'aide aux exposants
Faire un site web
.... (to be continued)


Personelement, je suis prêt à passer du temps côté organisation

Beaucoup de choses à dire là-dessus... C'est un gros chantier !

Juste une remarque pour l'instant: la question du Où? va peut-être se poser rapidement dans la mesure où elle renvoit à l'accord d'une mairie (et donc aux obligations qui vont avec en termes d'assurance, sécurité, etc) ainsi qu'à un budget (et donc au calcul et à la répartition des ressources) et une quantité de main d'oeuvre (tout le monde ne peut pas forcemment se déplacer partout).

Pour le où, c'est clair que ca va arriver vite.
A priori, les premiers plans sont ... en région parisienne. Mais cela va dépendre pas mal aussi de qui organise. Si la majorité des organisateurs sont regroupés dans un lieu... donne une orientation.

Pas grand chose à foutre en ce moment ;-), profitons-en

Qu'entends-tu par "exposants" ? L'objectif est-il de faire un MdJ like ?

Pour avoir tenter une mini-convention l'an passé, je pense aussi qu'il faut une PAF. Pas pour l'argent; mais pour permettre des "pré-ventes" et ainsi mesurer le nombre de participants.

Gaffe à la buvette. Pour des boissons acloolisées, pas la peine d'espérer une licence 4 temporaire, ca ne se fait plus, il faut passer par un brasseur.
Peut-être que la bière ne nécessite pas cette licence; mais de toute façon il faut creuser légalement.

Côté Ludique, on peut peut-être contacté la Ludothèque de Boulogne, ils sont habitués à faire des trucs. Quelqu'un a des contacts ?
Côté nouvelle techno, Issy-les-moulineaux peut-être... Avec son maire, ils peuvent nous aider
Sinon, à Bourg la reine ils viennent d'ouvrir une Ludothèque je crois... à creuser

De ce côté, on est d'accord. J'imaginais moi carrément du jeu et uniquement du jeu. Pour la promo des JPC, on sera là et on pourra en parler avec des démo jouables ou non. J'imaginais des parties blitz au cours du WE "entre" les tours des jeux de plateau (genre concours ATM en effet).
Mais espérer faire jouer uniquement sur les JpC, ca va être... disons-le, impossible.

J'en connais au moins un qui d'amuserait bien à jouer à l'attaché de presse :-). Mais il l'a déjà annoncé ;-)
Gamesplay rules

Une asso dédiée à la convention. Peu de personnes au bureau juste pour l'orga (maxi 5 AMHA).
On s'appuiera sur les membres de bureau des assoc actives et existantes à ce jour (Ludimail, Nainwak, ASGP etc.)
La redistribution des bénéfices (s'il y en a) devra être définie dès le départ (Ludimail ou l'asso "Fédé" si elles sont séparées --> les gars, faut que vous en parliez entre vous ;-) : Ludimail = structure fédé ou on dépare Nébula et Fédé ? )

A prendre en charge par l'un des orga du l'asso "Convention" --> à définir bientôt mais plus tard

Déterminer quelles sont les obligations. L'an passé, pour ma mini-convention j'ai appelé mon assurance, ils m'ont simplement fourni un certificat d'assurance locative pour la salle. Ca m'a rien couté. Mais était-ce suffisant ?

Gros boulot. C'est galère et ce sera le gros du budget.
A prendre en charge par l'un des orga du l'asso "Convention" --> à définir bientôt mais plus tard

Pas trop difficile si on a le soutien d'une mairie. La présence Pompier/Croix rouge ne doit pas être indispensable (on fait pas un GN) mais les prévenir est sans doute important. (au moins pour rassurer la mairie à propos de notre sérieux)

A prendre en charge par l'un des orga du l'asso "Convention" --> à définir bientôt mais plus tard

Location. Pour avoir des contacts, on peut peut-être demandé à l'orga du MdJ, il est sympa et on lui proposera de venir pour faire la promo du MdJ 2005 :-)

Côté buvette, voir peut-être avec une brasserie qui fait ce genre de chose. Notre nain compétent doit avoir des billes la-dessus

A prendre en charge par l'un des orga du l'asso "Convention" --> à définir bientôt mais plus tard (le même que celui de la presse ?)

... Heu..; Faut vraiement que tu dises à quoi tu penses là ;-)

:-)... Elle est très très occupée Oelita ? ;-)

Ca tombe bien ;-)


Tiens, on a pas des étudiants là qui auraient organisé un truc genre "Gala" de l'école ? Parce que ca rassemble l'expérience pour la location de salle, gestion "buvette", contact presse et sponsors, assurance etc.

En ce qui concerne le "contenu" de la convention, on peut envisager des animations, un peu comme daoc qui faisait des initiations au combat à l'épée au monde du jeu (ouais ça m'a marqué ).

En vrac.

Pour la buvette c'est la mairie qui donne la licence. Apparement ca s'arrange et si j'ai bien tout compris c'est pas le plus compliqué. Pour moi il n'est pas spécialement question de vendre de la bierre. Du coca ca peut suffire

Pour les exposants, j'imagine mal une convention ou il ne se passe rien d'autre qu'une irl non ? En plus ya des acteurs pro qui auront certainement envie de présenter leurs jeux.

Pour le suivi des "exposants", quand je vois rien que la coordination du MdJ, c'est à dire plus d'une centaine de mail pour savoir qui vient, quand, a quelle heure, avec des places moins chères ou non, oui ya du courant (20 fois), non ya pas le net (15 fois), oui vous pouvez apporter les portables, le metro c'est le 12 (45 fois)... j'imagine le boulot pour une convention.
Pour l'acceuil, ben il faudra être la, tôt le matin, faire la circulation si nécessaire pour accueillir les gens qui ont du matos dans de bonnes conditions.

Les pompiers faut les prevenir, après j'imagine qu'ils decident ou non de venir.

Où? Paris je suppose...

Pour une salle si c'est sur Paris voyez les locaux où se passe l'Epita chaque année...

Coucou

pour ceux qui me conaissent pas, j etais au monde du jeu(le grand blond qui a pris un mec sur ses epaules pour faire de l affichage!!!)


Donc, le projet semble trés sympa.

il faut être trés organisé par ntre, sinon, on a vite fait dese planter et de perdre plein de sous dans un projet ambitieu.
Quelqu un parlais des galas étudiants plus haut, sachez que c est la premiere cause de liquidation d'association étudiante...


une fois passer ces avertissements sommaire, si vous ets pa repartis, on commence.

1 ere chose : le public
Il sera a 80% local, surtout pour une premiere édition. Les seuls moyens de faire venir plus de monde seraient d'organiser en parallele des rencontres IRL sur le week end(genre giga rin de nainwak).
Pour en avoir plus, attendre les beaux jour me parais une bonne idée.(plus facile de partir en balade en voiture par beau temps qu par pluie battante)

Il faut estimer précisement le nombre que l on veut ateindre. Un premiere édition devrais pouvoir atirer 500 à 1000 personnes en fonction de la saison, du nombre de jeux et de la communication


2 eme chose : la salle

Elle doit être bien placé pour un accés lointain, donc a proximité de paris.
Elle doit etre prés de moyen d'hébergement(accessible aux jeunes), et de lieu de pique nique si on met des rencontre IRL(les gens aiment moyennement depenser 10 ticket de metro dans la journee)
Elle doit pouvoir accueillir le nombre de personne qu'on veut(ca parai bete, mais c est la base)
Mieux vaut une salle pleine qui refuse du monde qu'une salle plus grande qui paraitra vide.(ca parais de suite mieux si c est plein...)
Elle doit êtreassurée
Elle doit avoir els capacité électrique pour accueillir des pc de demo(et c est pas donné a toutes les salles communales)
Salles possibles : Gymnase, salle communale, hall d expo(petit format), Hall de fac, etc...

3 eme chose : les equipements
Bien sur des tables et des chaises.
Des ordinateurs(il faudrais voir comment les sécuriser dans un tel evennement.)
Des supports pour les pc, peu aprécieront une table pliante pour les ecran de 10-20 kilo(voir plus)
Des retroprojecteur(au moin un). Ca fait pro, ca fait grad, ca fait sympa.C es cool koi
Une sono aussi bien pour la musique que pour les annonces ou les concours.

4 eme chose : le bar
Pour les soft, nul besoinde licence dans mes souvenirs. Faut voir avec la DAS(hygiene) les règlementation en vigueurs.
Pour l alcool, ue association peut demander une licence 2 a la mairie.(licence 2 = biere, cidre, vin, soft... plus de detail dans n importe quel bar de france)
Lors de l'organisation de fêtes etudiantes, certains marchands étaient trés heureux de s installer pour vendre leur camelote.(casino cafétaria, fete forraine, etc...) En echange, on peut soit demander des sous, soit demander des ticket repas(plus facile a obtenir souvent) pour les bénévoles. Ces vendeurs on souvent une licence 4 si il le désirent..

5 eme chose : les bénévoles
Il y aura toujours un noyau dur de bénévoles, mais ca ne suffit jamais pour un évenement ...
Entre les présentateurs au stands, les gens a la caisse, des bénévoles au nettoyage(sisi) et des bénévoles volants, on a bien besoin de 30-40 personne en plus des stands. sur le week end ca leur permet de tourner...
Il est de bon ton d'offrir des cadeaux aux bénévoles : ticket repas, tee shirt(si y a...), entrée au salon, eventuelement des réductions, et un coin tranquille.(au choix dans tout ca...)

6 eme chose : les sponsors
Il faut trés peu compter sur eux.
Il ne doneront que trés rarement de l argent, mais préferont donner des cadeaux ou mettre a disposition des produits.
Exception a ca, les banques, mais il faut arriver avec un dossier béton.
Ils mettrons leur banderoles partout si on les laisse faire, mais faut bien garder à l esprit kon leur vend ce droit(meme si il doit rester mesuré et encadré)
Certains sponsors(médias) vendront de la pub radio, télé(on peut rever) ou ecrite.Il faut préféré le local au national dans ce cas la, on touche plus de monde(ca n'empeche pas de prendre le national si on en a l occasion).
Si des jeux payant sont intérresser, ils faut els intégrer, ils foutent l ambiance souvent... et remplisse un espace cosidérableavec des stands qui sont trés agreable a visiter.

7 ème chose : les stands
ils doivent êtres agréables, asssez spacieux, bien présenté(affiche, fiche de jeu, demo sur 1 pc, etc...)
Pas plus de 2-3 par stands en meme temps, aprés, on discute, on se contredit, on saoule le visiteur, voir meme on l agresse a 2 contre 1.
Si on trouve 2 jolies filles a l entree pour donner des tracts (moins y a de pull et plus ya de decolté) ca donne tout de suite une ambiance agréable au salon à l entrée.

Je pene qu ilvaudrais mieu regrouper tous els autres pc dans une grande surface, les mettrent tous en reseau et avoir plusieurs serveurs pour heberger les jeux en local.
Si els stnds peuvent être relié au resea, cela permettra de deporter les joueurs sur l espace pc une fois ceux ci familiariser avec le nouveau jeu.


8 eme chose : la sécu
Innerente a toutes manifestaions, elle devra être suffisante pour canaliser le monde, et régler les problemes qui pourrais survenirs.

En résumé, ca fait plein de truc a organiser..(et j en oubli peut etre)

Pour parler sous :
un hall d expo a paris n'est mem pas envisageable(en province, 2000 personne = 2500 euros...)Une salle communale coute 300 a 1000 euro en fonction de la taille et de l'emplacement.
La sécu coute souvent trés cher
Les équipement loués reviennent facilement a 1000 euros
L assurance peut couter cher(surtout avec des pc dans la salle)
Les joueurs peuvent je pensent payer 10-15 euro dans le week end.(2 jours)
Comme il n'y aura pas vraiment de sources de revenus autres, il faut bien gere ce prix.
Les stands de jeux payants vont bien sur payer , plus ou moin cher en fonction si il vendent ou pas.(et de la surface occupée)

ca fait 1 demi heure que je ape, ca me saoule, la suite au prochain episode.

Pierre

Bonjour, bonsoir !
Prélude d'AFC au micro : "Bin c'est chouette tout ça, j'suis partant moi !"

Bon, même si je manque cruellement de temps, ç abranche bien d'être de la partie, alors je reste à l'écoute et si je peux faire quelque chose, bin je le ferais avec joie ! :-)

(Vous pensez que Toby pourra avoir un stand ? )

Euh... y'a de la censure ici ou quoi ?!

Il y avait au moins 2 messages entre celui d'Izarie et celui de Prélude. Peut-être n'étaient-ils pas d'un intérêt exceptionnel, mais dans ce cas il faudrait prévenir que les messages de ce thread qui ne font pas vraiment avancer le problème seront supprimés

En tous cas je renouvelle mes félicitations et encouragements à ceux qui ont commencé ce travail. Je participerai également dès que le temps me le permettra.

Ah.... Je me disais bien aussi que j'avais vu des messages disparaitre !

Bon.

J'ai peut-être un bon plan à soumettre. Plus d'infos cette semaine.

Par contre, je souhaiterais une précision. Est-ce un convention uniquement réservée aux joueurs des JCLN ou l'élargit-on à un public de visiteur ?? (ce qui me parait plus intéressant...).

Il semblerait en effet que deux messages soit passés à la trappe. Une fois de plus essayez de rester constructif. Un post pour dire : "Moi aussi" ou "Moi non plus", ca ne sert A RIEN (enfin si à polluer)

Rien n'empèche de l'élargir à tout public. Je suis plutôt pour. On attends impatiemment les infos alors